واژه ارتباطات به مفهوم فرآیند انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن توصیف شده است .

مجموعه شما با تامین ارتباط بین اهداف و طرحها و عملیات فعال میشود. ممکن است اهداف و طرحهای مناسب و زیر مجموعه های خوبی داشته باشید اما تا هنگامی که کاری انجام نشود در حقیقت هیچ چیزی ندارید. شما بدون ارتباط موثر حتی با انگیزش و رهبری نیز کاری از پیش نمیبرید.

لیدرهای موفق ارتباط با زیر مجموعه های خود را به خوبی میشناسند. آنها میدانند که تصورات زیر مجموعه هایشان از آنها به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی دارد. بدون اطلاع زیر مجموعه های شما از اهداف و طرحهای شما حتی بهترین ایده های مدیریتی نیز بی فایده است.

ارتباطات خوب بین لیدرها و زیرمجموعه ها بخصوص در زمان برگزاری جلسات عمومی که درواقع شما در حال پرورش روحیه جمعی آنها میباشید و یا وقتی که به علل مختلفی زیر مجموعه های شما احساس بی انگیزگی و پشیمانی میکنند از اهمیت ویژه ای برخوردار است چرا که اگر شما با آنها ارتباط خوب و نزدیکی نداشته باشید دیگر آنها مشکل خود را با شما در میان نخواهند گذاشت و موج منفی ساطع شده از آنها باعث بی انگیزگی در زیر مجموعه های دیگر شما و در نهایت قفل شدن مجموعه شما خواهد شد.

یکی از علل موفقیت در این تجارت این است که همواره چنان ارتباط نزدیکی با زیر مجموعه های خود داشته باشید تا آنها در صورت بروز مشکل فقط و فقط آن را با شما در میان بگذارند و هینطور ارتباط بین زیر مجموعه هایتان را آنچنان برقرار کرده باشید که تمامی اخبار مثبت را آنها در میان خود انتشار دهند( اصل منفی بالا و مثبت پایین ) .

منظور از فرآیند ارتباطات چیست؟

 ارتباطات در مفهومی وسیع عبارت است از سلسله اقداماتی که موجب شوند ایده ای از ذهن یک نفر به ذهن دیگری انتقال یافته و درک شده و به اجرا در آید.

توجه داشته باشید که عامل اصلی و اساسی در تمامی ارتباطات انسانی این است که برای تاثیر بیشتر لیدرها باید با زیر مجموعه های خود رابطه ای نزدیک برقرار سازند و نسبت به برداشت دیگران از اطلاعات و عقاید آنها حساسیت نشان دهند و حرفهایی را که ممکن است باعث کندی روند پیشرفت مجموعه شوند را به حداقل برسانند واین کار محقق نخواهد شد مگر اینکه لیدرها مهارت بیشتری در بکارگیری کلام و نوشته ها و علایم غیر کلامی خود از قبیل علایم چهره (مثل لبخند زدن یا اخم کردن و یا ....... ) و بدن ( مثل حرکات دست و......) داشته باشند.

مطلب دیگر این است که به لیدر ها توصیه میشود مهارت خود را در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن موثر و توجه به واکنشها و سئوالات دیگران است را افزایش دهند توجه داشته باشیدکه دیگران متوجه این مطلب خواهند شدکه آیا شما به سخنان آنها و یا مشکلاتشان به دقت گوش میدهید و واکنش نشان میدهید یا خیر.

ارتباطات سه بعدی

 ارتباط نباید همچون خیابانی یکطرفه باشد.برای سهولت در پیشرفت سازمان شما باید به  3  شیوه ارتباط برقرار کنید.

1-اطلاعات نباید فقط از بالا به پایین ( از بالا سریها به زیر مجموعه ها ) انتقال یابد بلکه باید از پایین به بالا ( از زیر مجموعه ها به بالا سریها ) نیز منتقل شود یعنی فقط این شما نیستید که اهداف و استراتژیهای سازمان خود را به زیرمجموعه های خود انتقال میدهید بلکه آنها نیز بایستی بتوانند افکار و احساسات و عقایدشان را به اطلاع شما برسانند.

2-از آنجا که همکاری میان لیدرهای همتراز و لیدرهای بالا سری هم در پیشبرد اهداف کلی این تجارت ( سهولت در شناساندن این تجارت به دیگران) نیز بسیار مهم است پس سما باید بین لیدرهای همتراز خود نیز یک جریان افقی اطلاعات برقرار کنید.

3-  تبادل اطلاعات با منابع خارجی نیز باید بنا به ضرورت انجام پذیردبعنوان مثال شما باید از آخرین تحولات و اهداف و استراتژیهای شرکت اطلاعات کامل و جامعی داشته باشید تا بتوانید آنها را در اختیار زیر مجموعه های خود قرار دهید.

در نتیجه انجام  3  مورد فوق در واقع شما فرآیندی جالب از ارتباطات سه بعدی ایجاد کرده اید که بسیار موثر و قوی میباشند.

روشهای ارتباطات

 یک لیدر موفق و اثر بخش روشهای ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق عوامل مختلف برمیگزیند حال این سئوال پیش میاید که چگونه روشهای ارتباطی خود را انتخاب کنیم ؟

این امر به شرایط خود شما و اهدافتان بستگی دارد اگر شما میخواهید پیامی طولانی و یا پیامی را به دیگران انتقال دهید که نیاز به ثبت به صورت دایمی دارد باید از نوشته استفاده کنید و اگر نیاز به این است که پیام به سرعت و بدون رعایت تشریفات انتقال یابد و نفوذ شخصی شما در اینجا حایز اهمیت میباشد بهتر است با صحبت کردن پیام را منتقل کنید.

روش دیگر انتقال اطلاعات این است که شما باید تشخیص دهید که ارتباط نفر به نفر موثرتر است و یا ایجاد ارتباط در گروه.

ارتباط نفر به نفر به شما این امکان را میدهد که جریان اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنید و ارتباط در گروه این مزیت را دارد که شما میتوانید آنها را به مشارکت و توسعه مسیولیتهای آنها دعوت کنید و روحیه جمعی را در آنها تقویت کنید. البته این امر مستلزم این است که یک لیدر چیزی بیش از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه کمک کند تادمشکلات را کشف کرده و آنها را به سمت اهداف مورد نظر حرکت دهد.

ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است موثر و سودمند واقع شود؟

ارتباط با هر یک از زیر مجموعه ها به خصوصیات منحصر بفرد آنها بستگی دارد و برای تمام افراد نمیتوان از روشهای یکسانی استفاده نمود. اهمیت این مطلب زمانی که روابط شما با زیر مجموعه ها توسعه میابد به صورت فزاینده ای آشکار خواهد شد. افراد دوست دارند تفاوتهایشان شناخته شود و متناسب با رفتار آنها از آنها تعریف شود.بعنوان مثال اگر شخصی در زیرمجموعه های شما فعالیت خوبی داشته باشد بهتر است در جلسات عمومی از آن فرد بعنوان فردی شاخص نامی بمیان آورید و با اینکار علاوه بر اینکه خواسته های درونی آن شخص را ارضاء کرده اید باعث میشوید که دیگران نیز کنجکاو شده و با او ارتباط برقرار کنند و از او سئوال کند که چطور او یک فرد موفق شده است همچنین دیگران نیز سعی خواهند کرد که پیشرفت کنند تا شما از آنها نیز نامی در جلسات عمومی بمیان آورید . در نتیجه شما نه تنها ارتباط بین زیر مجموعه ها را با هم برقرار کرده اید بلکه به اهداف سازمان خود نیز دست یافته اید.

لیدرها باید توجه داشته باشند که از بین روشهای گوناگون نوشتاری و گفتاری روشی مناسب را برگزینند.

ارتباطات نفر به نفر

ارتباطات گفتاری:

در این روش شخصی که مورد خطاب قرار میگیرد به سرعت از پیام ارسال شده آگاه میشود و سرعت و لحن صدا و حالت و حرکت بدن و خطوطچهره بطور جدی واکنشهای افراد را تحت تاثیر قرار میدهد.

1-  صحبتهای غیر رسمی : اینگونه صحبتها هنوز هم اساسی ترین شیوه برقراری ارتباط هستند . این صحبتها برای ارتباطات روزانه و راهنماییها و تبادل اطلاعات و مرور و پیشرفت کار مناسب هستند حتی اگر این صحبتها خیلی هم خلاصه باشند باز هم مطمئن باشید که این نوع ارتباط امکان تبادل دو طرفه را فراهم میسازد همچنین وقتی مسایل عاطفی و احساسی مطرح باشند ارتباط چهره به چهره بر نوشتن و یا تلفن زدن ترجیح دارد.

2-  قرار ملاقات : این نوع ارتباط برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی کار و یا معرفی کار مناسب است . جلساتی که زمینه ساز چنین ملاقاتهایی هستند با ارایه اطلاعات کافی و کاهش حرفهای اضافی مفید و موثر خواهند بود ( مثل جلسه پرزنت ). شما میتوانید ملاقاتهایی را بصورت روزانه ( بسیار مختصر ) هفتگی ( طولانی تر ) و یا ماهیانه ( بسیار گسترده تر ) با زیر مجموعه های خود داشته باشید.

3-  ارتباط تلفنی : این نوع ارتباط برای کنترلهای فوری و یا انتقال و اخذ اطلاعات و تذکر و اطلاع رسانی بکار میرود.توجد داشته باشید که در هر صورت شخصیت تلفنی شما در بعضی مواقع واقعیت چهره به چهره شما را نفی نمیکند بنابراین طنین صدای خود را بهنگام گفت و گوی تلفنی کنترل کنید. همچنین توجه داشته باشید که گفتگوهای تلفنی از اعتبار کافی برخوردار نیستند و گاهی مواقع شما باید  یادداشتهایی نیز برای تایید پیام خود ارسال کنید بعنوان مثال وقتی شما از پشت تلفن pincode  و password  یک ecard  را برای شخصی میخوانید حتما بایستی با یک email  نیز آن را تایید کنید تا اگر خطایی در گفتن و یا شنیدن پیش آمد با استفاده از نوشته شخص گیرنده متوجه منظور دقیق شما شود.

ارتباطات نوشتاری: تمامی پیغامهای رسمی و یا طولانی که به تعداد زیادی از زیر مجموعه های شما مربوط میشوند باید به صورت نوشتاری تهیه و ارسال شوند . از ارتباطهای نوشتاری میتوان برای اصلاح ارتباطات نوشتاری قبلی نیز استفاده کرد . ارتباط گفتاری خطر فراموشی پیام را در پی دارد و یا ممکن است به صورت نادرست شنیده شود.

1-  یادداشتهای درون سازمانی : برای ثبت غیر رسمی سئوالات یا پاسخها بکار میروند. یادداشتها راه ساده ای برای اطلاع رسانی به دیگران هستند تا آنها بتوانند در مواقع استراحت آنها را مطالعه کنند.توجه کنید که از یادداشتها نباید بیش از اندازه استفاده شوند زیرا تاثیر خود را از دست خواهند داد و مورد بی توجهی طرف مقابل قرار میگیرند . از این نوع ارتباط میتوان زمانی استفاده کرد که مثلا یک نفر در حال صحبت کردن برای جمعی از دوستان میباشد و نکته ای را فراموش کرده است و شما با دادن یک یادداشت آن را به وی یادآوری میکنید.

2-  نامه ها: معمولا به فرد خاصی نوشته میشود و بیشتر از یادداشت رسمیت دارد و برای ارتباطات طولانی و یا ارسال اطلاعات رسمی مفید هستند. نامه ها معمولا حاوی تفکرات و عقاید موجود برای تصمیمات آتی و روند توسعه مجموعه شما مناسب هستند.

3-  گزارشات : بیشتر از نامه ها جنبه رسمی و عمومی دارند . از گزارشات میتوان برای امتقال اطلاعات و پیشنهادات به دیگران استفاده نمود . توجه داشته باشید که گزارشات بایستی بر مبنای واقعیات باشد و با دقت خاصی تهیه شود و از داخل شدن حدسیات و عقاید و برداشتهای شخصی در آنها بایستی جلوگیری شود.

ارتباطات گروهی

برای برقراری ارتباط موثر با گروهی از زیر مجموعه های خود چه میتوانید انجام دهید؟

گروههایی از زیر مجموعه های شما که از لحاظ منزلت اجتماعی و سن و جنسیت و کار مشابه یکدیگرند میتوانند مبنای معتبری برای دریافت پیغامهای مشابه باشند . روشهای ارتباطی ذیل به شما در این راه کمک خواهد کرد.

ارتباط گفتاری : ارتباط گفتاری موثر با گروهها نیازمند مهارتهای ویژه است هرچند که مهارتهای مفید در یک جلسه ممکن است برای جلسه دیگر کافی نباشند. اگر شما توانایی برگزاری جلسات عمومی برای زیر مجموعه های خود رادارید این دلیلی بر این نیست که شما خواهید توانست یک کنفرانس رانیز هدایت کنید . شما ممکن است برای حل برخی از اختلافات شرکت کنندگان در یک جلسه مجبور شوید مهارت و انرژی زیادی از خود نشان دهید اما هنگامی که در جلسه دیگری از نظر عاطفی درگیر موضوع مورد بحث هستید مسلم است که برخورد واقع بینانه در این موارد بسیار مشکلتر خواهد بود.

1-  گردهمایی غیر رسمی : این نوع گردهمایی ها فرصتی مناسب برای رد و بدل شدن اطلاعات مفید و مورد علاقه عموم و تحقق و یکپارچگی گروه است آنها در رویارویی چهره به چهره با یکدیگر فرصت خوبی برای هماهنگی و فعالیت و درک متقابل خواهند داشت . اجتماع غیر رسمی زیرمجموعه ها بصورت مداوم یا هنگام نیاز به صورت بسیار کوتاه برگزار میشود.

2-  کنفرانسهای برنامه ریزی شده : نوعی فعالیت تقریبا رسمی تلقی میشود. اشتباهی که برگزار کنندگان این نوع جلسات اغلب مرتکب آن میشوند این است که موضوع مورد بحث را بدون مشورت با دیگران انتخاب میکنند. اکثر شرکت کنندگان در اینگونه جلسات از اینکه در انتخاب موضوع مورد بحث مشارکت داده شوند و مورد سئوال قرار بگیرند لذت میبرند . به هر حال اینگونه جلسات اگر به درستی جهت داده شوند بسیار مفید خواهند بود در غیر اینصورت باعث هدر رفتن وقت و ایجاد خصومت و دلسردی شرکت کنندگان خواهند گردید.

3-  گردهمایی گروهی : این نوع گردهمایی ها بخاطر موضوعات مهمی مانند تغییر پلان یا اخذ تصمیمات اظطراری در مواقع بحرانی و معرفی نفرات کلیدی و یا سیاستهای جدید سازمان صورت میگیرند. این نوع گردهمایی ها به دلیل بهره گیری از موقعیتها بسیار ارزشمند هستند اما بواسطه احساسات تند و سئوالات خصمانه ای که ممکن مطرح شوند نیاز به ریاست شخصی با تجربه و صبور و ماهر و پر قدرت را دارند. بهتر است این نوع جلسات را با حضور یکی از لیدرهای با تجربه در سازمان خود اجرا کنید.

ارتباط نوشتاری : برقراری ارتباط نوشتاری با گروهی از زیرمجموعه ها عموما تاثیری غیر قابل پیش بینی دارد. ارتباط نوشتاری که طرح دقیقی دارد میتواند بر روی بعضی از افراد تاثیر بسیار زیادی را در جهت مثبت و در بعضی دیگر در جهت منفی داشته باشد.

1-  پوستر ونمایشگاه ونمایش : این ابزارها میتوانند به جلب توجه دیگران از راه دیدن کمک کند. تهیه یا برگزاری آنها معمولا پر هزینه بوده و به فضای مناسبی که به درستی آماده شده باشد نیز نیاز دارد.

2-  اطلاعیه های تابلوهای اعلانات : برای اعلام یک پیام طولانی یا رسمی در مورد خط مشی های جدید مناسب میباشد و اگر با تصویر همراه باشند تاثیر بیشتری دارند.

3-  وسایل سمعی و بصری : فیلم و اسلاید و صفحه و نوار ویدیو و نوار صوتی و دیگر وسایل دارای ارزش های بالقوه زیادی هستند و میتوانند به صورت موثری مورد استفاده قرار گیرند. البته استفاده از تمامی وسایل سمعی و بصری باید با آمادگی کافی و طرح و برنامه و مهارتهای اجرایی همراه باشد.

کدامیک از روشهای ارتباطی موثرتر از بقیه هستند؟

هر موقعیتی به روش متناسب نیاز دارد و یا ترکیبی از دو یا چند روش را میطلبد پس شما باید  2  نکته را برای انتخاب روش موثر در نظر داشته باشید.

1-     شرایطی را که با آن رو برو هستید به سرعت تجزیه و تحلیل کنید.

2-     افراد را بشناسید و با توجه به خصوصیات آنها از روشهای موثر استفاده نمایید.

ارتباطات غیر کلامی

رفتارها و اهمال غیر کلامی و زبان اندام و گوش دادن فعال از مهارتهای مهم و حیاتی ارتباطی هستند.

پیامهایی که از طریق اعمال شما انتقال میابند مثل گفتن و نوشتن متداولترین روشهای ارتباطی هستند اما دیگران بیش از هر چیز تحت تاثیر اعمال شما قرار میگیرند. بعنوان مثال لبخند زدن شما در حین صحبت کردن میتواند در بسیاری از موارد مفید و موثر باشد ولی در بعضی از موارد نیز میتواند بعنوان آفت ارتباط شما تلقی شود.!!!